Gestion des créneaux horaires : la visibilité en temps réel, clé de l’optimisation des opérations et des ressources

Les chaînes d’approvisionnements connaissent leur lot de situations épineuses. Nombre de ces dernières sont liées au manque d’optimisation des processus logistiques, générant des pertes de temps et d’argent considérables pour les transporteurs. L’équation est simple : si un camion arrivant à un entrepôt ne peut être déchargé, le manque à gagner sera certain.

D’après une étude récente, le retard moyen d’un camion est d'environ 70 minutes – un retard partiellement dû au transport lui-même, mais principalement à des pics de chargement lors de l'expédition, et à une difficulté de planification en raison d'estimations d’heures d’arrivée imprécises ou manquantes.

Comment les entreprises peuvent-elles faire face à ces enjeux et gagner en efficacité dans leur gestion des processus ?

La gestion des créneaux horaires : définition et défis

La gestion des créneaux horaires contribue, au sein de l'écosystème de gestion du transport, au bon déroulement des opérations de chargement et de déchargement. De manière générale, elle coordonne les délais et les processus liés au chargement et au déchargement, l'objectif étant d’être le plus efficace possible afin de piloter à temps les chaînes d’approvisionnement, et de livrer les clients dans les délais impartis. La planification se base sur l'heure d'arrivée estimée (ETA) d'un camion. De plus, l’entrepôt doit savoir quel camion arrive, à quel moment, quand est-ce que les chargements/déchargements commencent, et quels documents de transport doivent être remplis.

Une gestion adéquate des créneaux horaires contribue à limiter l’impact et la démultiplication des situations problématiques. Les entreprises peuvent en effet s'attendre à des embouteillages sur les routes, mais n’ont souvent pas les clés pour échapper à l’accumulation des délais.

Il faut ici noter que le secteur des transports ne s'est pas encore totalement remis des conséquences de la pandémie, incluant notamment des goulots d'étranglement en termes de capacité : 61 % des entreprises sondées dans l’étude ci-dessus déclarent que la mauvaise gestion pics de chargement et de déchargement sont la principale raison des retards. Une planification en amont est donc d’autant plus importante.

Pour être organisées dans les temps et économiser des ressources, les entreprises se doivent de convenir à l'avance de délais réalistes, et réserver les créneaux horaires de départ et d’arrivée de façon précise. Sachant qu'11 % (en moyenne) des chargements et déchargements doivent être reprogrammés au cours d'une journée, une planification continue est de rigueur. Cette étape est donc clé, et peut être facilitée par des solutions de gestion des créneaux horaires.

Une bonne planification commence par l'attribution d'un transport à un expéditeur ayant une capacité suffisante et capable de livrer à temps. Une gestion appropriée impliquant une visibilité directe sur les trajets et capacités permet ensuite d’éviter que tous les camions n'arrivent soudainement en même temps, provoquant un engorgement au sein des entrepôts.

 
Les systèmes de gestion des transports des entreprises doivent donc intégrer des fonctionnalités permettant de gérer toutes les opérations logistiques de manière centralisée, et d'avoir une vue d'ensemble des différents statuts. Cette gestion est optimale si elle se place au cœur de plateformes de gestion des transports pour fonctionner en symbiose avec les fonctionnalités de ces dernières, particulièrement la visibilité en temps réel. Même sans retards inattendus, avoir une vue d'ensemble de tous les transports en cours est en effet indispensable, et fait de cette visibilité un atout incomparable.

La visibilité en temps réel, un compagnon indispensable

Que ce soit au dépôt, dans l'entrepôt ou sur la route, les entreprises doivent savoir à tout moment l'état de tous les processus liés à leurs transports, et ce pour plusieurs raisons.

En premier lieu, si elles disposent de données en temps réel sur l’avancée de leurs transports, les entreprises seront en mesure de mieux gérer les chargements et déchargements et de traiter toutes les commandes dans les délais impartis, même en cas d'augmentation des quantités. Avec les heures d'arrivée exactes accessibles et prévisibles, les transports peuvent être répartis de manière plus uniformisée et en fonction des besoins. Résultat : le temps d’attente est réduit, ce qui permet d’optimiser les ressources et d'éviter les pics de chargement et les temps d'attente inutiles, tout en fluidifiant les processus sur les sites de stockage. Les entreprises peuvent ainsi s’organiser de manière plus flexible en fonction du volume des marchandises.

Deuxièmement, la visibilité en temps réel est un avantage considérable pour les transitaires et les conducteurs. En effet, l’analyse combinée des créneaux horaires planifiés et les ETAs réels peut permettre d’identifier des récurrences et d’exécuter leurs tâches dans des délais plus courts. Utiliser les données en temps réel pour suivre les transports permet également aux entrepôts d’optimiser leur préparation à l'arrivée des camions.

Troisièmement, les entreprises ont besoin de pouvoir localiser facilement leurs expéditions en temps réel et de prévoir leur date d’arrivée, afin d’informer le client de leur position et arrivée à destination. Les entreprises de taille moyenne ont, selon leur secteur, plusieurs milliers de transports à gérer par an. Pour les grandes entreprises, ce chiffre atteint rapidement 300 ou 400 camions par jour – un casse-tête pour suivre les mouvements des marchandises et des transports. Grâce à la visibilité en temps réel, les entreprises ont la possibilité d’effectuer des prévisions réalistes sur les heures d'arrivée – une amélioration notable par rapport au statu quo de nombreuses entreprises, qui obtiennent généralement l'emplacement exact d'un chargement de manière plus fastidieuse, soit par appels téléphoniques ou par e-mails.

Il faut ici mentionner le rôle clé des réseaux : les gains de temps et de ressources ne peuvent être obtenus que si les producteurs, distributeurs et transporteurs échangent ces données et travaillent main dans la main pour optimiser et coordonner les processus logistiques.

La gestion dynamique des créneaux horaires, rendue possible par les données en temps réel, joue un rôle central dans l’optimisation des chaines d’approvisionnement. Dans les mois et années à venir, la poursuite de la synchronisation des processus de commande et de transport, la visibilité en continu et l’échange de données entre les acteurs des chaînes d'approvisionnement sont autant de nécessités qui permettront aux entreprises d’atteindre encore plus d'efficacité avec des ressources de plus en plus limitées.