Avoir les bons stocks, au bon moment, au bon endroit : comment faire ?

Disposer d’un stock permettant de répondre à la demande constitue l’essence même de la vente. Et pour cause : les ruptures entraînent une baisse des parts de marché et tout retard de livraison ou indisponibilité d’un produit est susceptible d’effriter la satisfaction client. Si pour prévenir le phénomène, acheter plus que nécessaire peut être tentant, il faut savoir que la pratique du surstockage représente une immobilisation financière inutile. Résultat : moins de cash-flow pour l’entreprise et donc moins d’investissements possibles pour son développement.

Ni trop ni trop peu : tel est l’impératif à la bonne santé financière de l’entreprise. Aussi, afin de disposer des bons stocks, au bon endroit et au bon moment, une méthodologie factuelle et rigoureuse additionnée d’un outil de gestion des stocks performant constitue les meilleurs alliés.

Comment optimiser ses stocks ?

1. Mesurer et évaluer la pertinence des niveaux de stocks par rapport aux besoins

Rien de tel qu’un état des lieux chiffré pour évaluer la situation de l’entreprise. À ce titre, les mesures qui s’imposent en priorité concernent le nombre d’unités disponibles en stock, leur valeur et le nombre de jours de couverture qu’elles permettent. Ces données doivent être rapprochées d’autres indicateurs tels que l’historique des ruptures ou un pourcentage de livraisons dans le bon timing. Pour enrichir l’analyse, il est également important de mesurer des éléments qualitatifs comme le taux de réponse et de satisfaction client. Il convient par ailleurs d’évaluer l’impact de l’obsolescence des stocks et du taux de destruction sur les immobilisations financières.

Cette série de mesures permet :
-D’estimer si le volume prévu jusqu’au prochain approvisionnement est pertinent ;

-De comparer les stocks de plusieurs références n’ayant pas d’unité commune ;

-D’être en mesure de quantifier un volume moyen nécessaire, par référence analysée, sur une période donnée.

N’oublions pas qu’en tant que composant clé du BFR, le niveau de stock constitue un indicateur essentiel de la supply chain, et sa mesure, le point de départ à son optimisation.

2. Fiabiliser les prévisions de vente pour dimensionner le stock et en réduire les coûts

Le défaut de fiabilité des prévisions conduit indubitablement à un stock inadéquat. Qu’il s’agisse de rupture exigeant un dépannage en urgence ou d’un stock excédentaire, des coûts qui auraient pu être évités sont générés. L’enjeu de la prévision des ventes réside donc dans le fait de trouver le bon équilibre entre ces deux situations. À cette fin, il est impératif de savoir calculer un taux de fiabilité ou d’erreur et de tendre à réduire l’écart entre les prévisions et les ventes réelles. Une fois la prévision des ventes fiabilisée, le dimensionnement du stock est plus précis. Il s’agit à ce moment-là de réduire au plus juste la part du stock de sécurité destiné à couvrir l’incertitude de la prévision, et celle liée aux erreurs entraînant ruptures, aléas fournisseurs et indisponibilités. Notons que l’exercice doit tenir compte des règles de gestion des stocks définies selon la stratégie de l’entreprise, du taux de service visé et de la pertinence du bénéfice par rapport au coût.

Améliorer la prévision des ventes permet donc de disposer du bon stock… mais la maîtrise des approvisionnements constitue également un facteur majeur.

3. Piloter les approvisionnements

Pour maîtriser la gestion du stock, l’optimisation seule du nombre de produits pour chaque référence n’est pas suffisante. Le procédé permet seulement de disposer d’un bon niveau de stock pour assurer les ventes. À ce titre, anticiper les approvisionnements pour que les produits soient disponibles au bon moment et au bon endroit est indissociable du dimensionnement. D’où la nécessité de piloter cette partie stratégique de la supply chain.
Pour y parvenir et sécuriser le processus en évitant les ruptures, il est important de bien l’encadrer en conjuguant plusieurs facteurs :

-La maîtrise des impacts « temps » liés aux problématiques conjoncturelles (difficultés de sourcing ou pénuries de matières premières) ;

-La bonne connaissance des fournisseurs, autrement dit, de leur taux de fiabilité et du pourcentage de défaut produit de chacun ;

-Le respect des règles d’approvisionnement, cadrées selon la variabilité de fréquence et du volume des commandes ;

-Une gestion optimale des « coûts » liés au transport (inflation sur le prix des containers, gestion raisonnable de l’obtention du franco de port…).

Piloter la gestion des stocks est par conséquent synonyme d’une maîtrise des volumes d’approvisionnement, des temps et des coûts.

4. La collaboration au cœur de la stratégie de gestion des stocks

La gestion des stocks n’est pas une tâche totalement dévolue à la supply chain, loin de là. De nombreux métiers sont également concernés, à l’image du marketing, des achats, de la finance et des services commerciaux, chaque département ou type d’utilisateur apportant une vision différente de la prévision. L’impact des campagnes marketing est mesuré à un niveau macro par exemple ; les commerciaux remontent des informations terrain qui sont intégrées par la supply chain ; la finance projette des chiffres d’affaires et valorise les stocks en fonction des prévisions de la supply chain, etc. Tout le monde doit travailler dans la même direction. En communiquant, des synergies se mettent en place, ce qui permet de prévenir les écueils de type rupture, retard de livraison, excédent de stock et par conséquent explosion des coûts.
Cette collaboration, qui diffère selon le type d’organisation et la stratégie de l’entreprise, n’a de sens que dans une logique d’alignement des fonctions. Travailler vers un même objectif est une chose. Le faire en considérant les besoins et les contraintes de chacun permet une prise de décision collégiale et donc, plus équitable.
Grâce à cette dimension collaborative, les situations d’urgence tendent à disparaître, les coûts sont réduits, le stress diminue et le bien-être des collaborateurs s’améliore. À présent, si cette méthodologie pour disposer des bons stocks, au bon endroit et au bon moment, est sans équivoque vertueuse, qu’en est-il de sa mise en pratique ?

S’outiller pour disposer du bon stock, au bon endroit et au bon moment

Mesure des niveaux de stocks, fiabilité des calculs de prévisions, dimensionnement, pilotage des approvisionnements et collaboration… Ne nous voilons pas la face : mettre en œuvre un processus de gestion des stocks performant est complexe et l’utilisation d’Excel pour l’organiser présente d’ailleurs la faculté à en décupler la difficulté. Pour répondre aux enjeux méthodologiques actuels liés à l’optimisation des stocks, la meilleure des décisions réside dans l’acquisition d’un outil S&OP (sales and operations planning). En effet, ce type d’outils fournit les « bons ordres de grandeur » pour la supply chain. Il permet en outre aux demand planer de zoomer sur les bons périmètres, pour améliorer, cycle après cycle, la fiabilité de la prévision des ventes et anticiper les approvisionnements. La centralisation des données qui caractérise un tel outil, associée à ses fonctions collaboratives, aligne toutes les fonctions de l’entreprise autour d’hypothèses et de stratégies unifiées. Ainsi, les décisions sont parfaitement coordonnées et les stocks pilotés et valorisés : la demande est satisfaite dans les temps et les coûts mieux maîtrisés.