Appel d'offres WMS : conseils et modèle de cahier des charges

Cahier des charges WMS : un référentiel pour guider votre choix

Un cahier des charges WMS permet de présenter votre entreprise, ses processus internes, les problèmes existants et améliorations nécessaires. C’est le document de référence pour formaliser vos besoins et guider votre choix, ainsi que la base de toute relation contractuelle entre votre entreprise, le fournisseur de WMS et son intégrateur.
Il doit être rédigé avant d'entamer des discussions avec les fournisseurs potentiels car il donne la garantie que l’ensemble de vos besoins sont recensés, d'obtenir des réponses adaptées à votre contexte, et facilite une évaluation objective des solutions sur la base de critères objectifs identiques.

Que doit contenir un cahier des charges WMS ?

Le modèle de cahier des charges WMS proposé par Reflex détaille l’ensemble des éléments qui doivent figurer dans le document : présentation de l’entreprise et de ses ambitions, de son organisation et des spécificités des sites logistiques, bien entendu, mais également objectifs à atteindre, optimisations par rapport à l’existant, types de produits entreposés (volumétrie, taille, rotation, saisonnalité, contraintes de stockage…), processus logistiques cibles, besoins fonctionnels et techniques, interfaces à prévoir avec d’autres systèmes (ERP, TMS, OMS, plateforme e-commerce, mécanisation, robotisation…), rétroplanning, critères de sélection du WMS, ou encore besoins en matière d’accompagnement pour déployer la solution.

Des exemples concrets sont fournis pour aider les entreprises à formaliser leurs besoins, comme par exemple, pour ce qui concerne les objectifs globaux du projet :
• Améliorer la qualité de service globale en diminuant les erreurs
• Fiabiliser les stocks et les mouvements
• Optimiser les capacités de stockage
• Améliorer la productivité des opérateurs
• Respecter les engagements pris en matière de délais de livraison
• Synchroniser totalement l’ERP au nouvel outil WMS

Présentation des macro-processus et évolutions attendues

Pour chaque macro-processus logistique (réception, stockage, préparation des commandes et expédition), le modèle de cahier des charges rédigé par Reflex détaille ce qu’il convient d’intégrer au document : description des pratiques et processus existants et des évolutions attendues, besoins fonctionnels et améliorations souhaitées, implications au niveau de l’organisation, du système d’information, des indicateurs de pilotage à suivre, etc.

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Mise en œuvre, gestion du changement et amélioration continue

Au-delà de la couverture fonctionnelle, des capacités de paramétrages et des spécificités techniques du WMS, le document détaille également l'importance d’évaluer l’accompagnement proposé par les fournisseurs pour sa mise en œuvre, gérer le changement et former les utilisateurs (afin d’éviter de potentiels résistances), migrer les données, supporter les équipes internes lors de la mise en production, et enfin améliorer en continu la solution et la performance logistique.

Processus d’évaluation des fournisseurs consultés

Dans ce modèle de cahier des charges mis à disposition gratuitement par Reflex Logistics sur son site web, vous découvrirez donc comment effectuer un processus complet d'évaluation des fournisseurs, qui passe bien évidemment par des démonstrations, des vérifications de références clients, voire des visites de sites équipés.

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