Fracht France dématérialise son activité douane avec la solution Zen via Conex

Le service « douane » de Fracht France, fournisseur de solutions de logistique et de chaîne d'approvisionnement, s'est équipé de la solution Zen via Conex afin de dématérialiser ses déclarations douanières. Implantée à l'automne 2023, elle permet aux équipes de déclarants de travailler sur une plateforme collaborative unique qui reçoit toutes les pièces logistiques, administratives et comptables (factures, bordereaux...) adressées par les clients et les tiers pour les marchandises à dédouaner ou à faire transiter.

« Dans le service douane, notre équipe de déclarants recevait 250 mails par jour, avec pièces jointes ou transferts de correspondances... Depuis un an, tout a changé : en lieu et place de cette avalanche continue d'éléments à ouvrir, imprimer, lire, saisir... nous avons un seul outil partagé, Zen via Conex qui canalise les arrivées de documents et permet des traitements en partie automatisés, témoigne Sébastien Tanné, customs team leader de Fracht France. Les documents entrants sont analysés et traités en semi-automatique, rattachés au dossier marchandises correspondant, sauvegardés au bon endroit et avec une garantie d'intégrité grâce à la technologie Blockchain. On sait tout de suite qui se charge d'un dossier, et, à tout moment, où en est le traitement de la déclaration. Le process est fluide et la supervision facilitée. 

Le module OCR via Conex pour gagner plus de temps

Zen via Conex est interfacé avec l'ERP de l'entreprise, et au-delà du seul service douane, ce sont 70 employés dans toute l'entreprise qui peuvent accéder à l'outil Zen via Conex, pour communiquer des éléments.
Une autre avancée permettant au déclarant de gagner en efficacité est intervenue, avec la mise en place d'un module intégré, l'atelier OCR via Conex. En vue du pré-remplissage de la déclaration, toutes les pièces qui arrivent dans l'interface sont ainsi analysées automatiquement, pour en extraire les données pertinentes qui vont alimenter des champs d'information auparavant remplis en saisie manuelle. Mis en place dans les mois qui ont suivi l'installation de la plateforme, ce nouveau module de traitement OCR, auto-apprenant grâce à l'intelligence artificielle, gère aujourd'hui toute la diversité des formats de factures, bons de commandes et bordereaux de livraison, qui arrivent dans le système depuis de multiples sources internationales.

Le dernier impact majeur de Zen via Conex a été « une transformation radicale » de la gestion des archives. La numérisation des archives papiers a fait disparaître « le rituel immuable et obligatoire des mises en chemises, cartons, palettes, et le départ en entrepôt de stockage », rapportent les sociétés Fracht et Conex. Un process tracé des archives a également été mis en place.

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