La supply chain pharmaceutique face à la sérialisation

De quelles manières avez-vous envisagé la mise en place de la sérialisation au sein des Hospices civils de Lyon ?

J.A. France MVO nous a contactés au début de l’été 2018 pour savoir si nous souhaitions, en tant que deuxième CHU de France, participer à une phase test sur la manière d’intégrer cette nouvelle activité de décommissionnement afin d’observer ses impacts organisationnels, de cibler les moyens nécessaires. Il s’agissait aussi de voir si aucun cas de figure n’avait été oublié d’un point de vue réglementaire. Nous avons travaillé en collaboration avec l’éditeur KLS qui nous a mis à disposition un logiciel permettant de réaliser ce décommissionnement. Après être passé par une étape de validation de l’outil par rapport aux prérogatives de France MVO, KLS nous a fourni, en septembre 2018, la solution SerialPharm pour réaliser nos premiers tests avec le laboratoire Arrow concerné par cette phase test. Dès le mois de septembre, nous avons donc pris conscience de l’ampleur du projet, ne serait-ce que par rapport au volume de boîtes concernées par le décommissionnement au sein des Hospices civils de Lyon (HCL).

C.D. Au niveau de l’organisation, nous avons une pharmacie à usage intérieur dotée d’un secteur d’approvisionnement pharmaceutique propre qui fonctionne avec la même cohérence qu’un grossiste répartiteur.

G.A. Aux HCL, nous traitons aux alentours de six millions de boîtes ou flacons par an ce qui signifie environ 30 000 boîtes ou flacons à décommissionner par jour. C’est une activité considérable.

Quelles ont été les étapes suivies par les HCL pour se mettre en conformité avec la réglementation ?

J.A. La première étape a été de cibler et d’estimer le temps nécessaire pour décommissionner une boîte manuellement. Nous sommes partis du principe que la pharmacie centrale au sein des HCL serait le point d’entrée de la sérialisation et qu’elle prendrait en charge cette opération de décommissionnement au moment de la réception de la part des laboratoires. Compte tenu des premiers résultats des phases test et par rapport aux contraintes de place et d’opérateurs, nous avons continué à prioriser la réalisation du décommissionnement au moment de la réception. Il nous a semblé néanmoins opportun de pouvoir le faire en même temps que d’autres opérations logistiques internes, telle la réception du rangement en stock et au moment de la préparation de commandes. Cela nous a conduits à un deuxième cahier des charges avec KLS permettant d’intégrer dans nos flux SI et opérationnels, la possibilité d’organiser ces décommissionnements à différentes étapes de notre production.

Après quelques semaines de mises en place, quelles sont vos observations ?

J.A. Concrètement, il nous a semblé prioritaire de réaliser un travail sur des solutions qui permettraient de limiter les engagements de nos moyens matériels ou humains donc nous avons priorisé le travail sur le code consolidé et ensuite le code agrégé. Nous avons en parallèle mis à l’étude d’autres moyens susceptibles de faciliter le décommissionnement comme l’utilisation des robots permettant en entrée de stock de scanner toutes les boîtes donc de pouvoir potentiellement réaliser le décommissionnement au même moment, de travailler sur des portiques qui permettraient de scanner les Datamatrix de boîtes en masse. Ce sont des sujets encore à l’étude et qui rentrent dans l’outil SerialPharm de KLS. La sérialisation nous a obligés à renouveler complétement notre parc de terminaux portables car nous avions des lecteurs 1D et non 2D, incapables de lire les Datamatrix. Cela va nous permettre d’augmenter notre périmètre de boîtes décommissionnées. Nous espérons, d’ici septembre 2019, avoir ne serait-ce qu’à travers les codes consolidés, une vision plus claire des laboratoires et dépositaires avec lesquels nous allons pouvoir engager ces actions. Lorsque ce périmètre sera bien défini, nous pourrons nous situer sur les moyens matériels et humains à engager pour parvenir à un taux de décommissionnement de 100 %.